Elektroniczny obieg dokumentów to jednak dopiero początek. W wielu firmach na końcu tego procesu pojawia się potrzeba złożenia podpisu. I tu często kończy się filozofia paperless – dokument zostaje wydrukowany, tylko po to, by go podpisać. Czy naprawdę musi tak być? Absolutnie nie!
Każdy dokument stworzony w formie elektronicznej może również zostać podpisany elektronicznie – bez konieczności drukowania. Służy do tego podpis na tablecie, np. signaturiX. Dzięki temu cały proces jest w 100% zgodny z ideą paperless – a o zakupie papieru można praktycznie zapomnieć.
Gdzie takie rozwiązanie przynosi największe korzyści? Przede wszystkim w Biurach Obsługi Klienta, gdzie codziennie – na każdym stanowisku – drukowane są dosłownie tony dokumentów. Dotyczy to branż takich jak: bankowość, ubezpieczenia, leasing, telekomunikacja, energetyka czy gazownictwo. Lista jest długa.
Jakie więc korzyści daje wdrożenie podpisu elektronicznego na tablecie w BOK? Oto 10 najważniejszych powodów:
Podpisywanie dokumentów na tablecie zdecydowanie skraca czas obsługi. Pracownik BOK nie musi uzupełniać danych klienta w każdym dokumencie (czy to na komputerze czy ręcznie). Robi to tylko raz. A dane raz wpisane w system powielane są na kolejnych dokumentach np. imię, nazwisko, adres, nr telefonu, Pesel. Automatycznie. Łatwo sobie wyobrazić, ile czasu zajmuje wypełnienie „ręcznie” dokumentów i ile czasu możemy zaoszczędzić robiąc to automatycznie. O czasie potrzebnym na drukowanie nawet nie wspominając. Skanowanie podpisanych na papierze dokumentów? Zapomnij! Mając wdrożony w BOK podpis elektroniczny na tablecie zapominamy o skanowaniu. Taka czynność nie jest potrzebna. 1,2,3 i nasz Klient jest szybko i sprawie obsłużony.
Kto nie siedział i nie czekał w kolejce w Biurze Obsługi Klienta, niech pierwszy rzuci kamieniem. Wszyscy znamy ten horror pod tytułem: „przed tobą jeszcze 30 osób”. Nie wiadomo, czy usiąść i płakać, czy może dzwonić do pracy i błagać o urlop na żądanie.
A przecież można obsługiwać klientów szybciej i wygodniej. Zamiast godziny – tylko tyle, ile jest niezbędne. Tak, to możliwe. Dzięki zastosowaniu podpisu elektronicznego.
Jako pracownik BOK nie musisz już wypełniać wielokrotnie stosów dokumentów, ani sprawdzać, czy wszystkie zostały poprawnie podpisane – zarówno przez Ciebie, jak i przez klienta. System signaturiX zrobi to za Ciebie. Nie pozwoli zamknąć dokumentu, jeśli jest niekompletny lub brakuje podpisu. Wyobraź sobie, ile to oszczędza czasu. A szybsza obsługa to krótsze kolejki i wyższe zadowolenie klientów.
Brak konieczności drukowania, przechowywania i archiwizowania papierowych dokumentów pozwala na znaczną redukcję kosztów związanych z obsługą dokumentacji. Warto pamiętać, że niektóre dokumenty muszą być archiwizowane przez 10 lat lub dłużej. Duże organizacje generują setki tysięcy papierowych dokumentów każdego dnia – to ogromne koszty związane z ich przetwarzaniem i przechowywaniem. A co, jeśli klient zgłosi zastrzeżenia, na przykład do zapisów umowy, i trzeba będzie odnaleźć dokument sprzed 8 lat? Jeśli mamy go wyłącznie w formie papierowej, na pewno nie zajmie to sekundy. Natomiast dokument w wersji elektronicznej można odnaleźć dosłownie jednym kliknięciem. Warto też pamiętać o śladzie węglowym, jaki generuje papierowy obieg dokumentów w całym swoim cyklu życia – od produkcji papieru, przez druk, aż po transport i archiwizację.
Podpis elektroniczny zabezpiecza dokumenty przed fałszerstwami i utratą danych. Pliki cyfrowe są szyfrowane i zabezpieczone hasłami i/lub biometrią. W systemie signaturiX możesz podpisywać dokumenty na tablecie podpisem odręcznym, własnoręcznym oraz biometrycznym. Czym się różnią i jaka jest ich waga w świetle obowiązującego prawa przeczytasz tutaj >>
Dokumenty podpisane cyfrowo mogą być natychmiast przesłane do odpowiednich systemów lub na maila klienta co eliminuje opóźnienia związane z tradycyjnym obiegiem papierowych dokumentów. Zdarza się, że dokument wymaga kilku podpisów. Tradycyjnie, dokument byłby drukowany, pracownik BOK uzupełniałby wymagane dane z klientem, zbierał podpisy. Czas, czas, czas … A można zrobić to szybciej, sprawniej, bezpieczniej. Bez drukowania, chodzenia, czekania, skanowania itd.
Pójdźmy krok dalej. Tradycyjnie wychodząc z BOK klient trzyma pod pachą teczkę dokumentów. Mając wdrożony podpis na tablecie komplet dokumentów dostaje na maila. Jeszcze zanim wstanie i pożegna się z konsultantem w BOK wszystkie podpisane przez niego dokumenty ma już na mailu.
Czasami nie możemy udać się osobiście do Biura Obsługi Klienta. Czy to przez chorobą czy inne losowe zdarzenia. Co wtedy zrobić? Jeśli firma ma wdrożony signaturiX możemy zdalnie podpisać dokumenty. Oczywiście wymaga to nieco większego zachodu niż zrobienie tego osobiście, ale taka możliwość też istnieje. Możemy podpisać dokumenty dzięki zdalnej weryfikacji tożsamości. Piszemy o tym na naszym blogu >>
Eliminacja papierowej dokumentacji to mniej wyciętych drzew, zmniejszone zużycie wody i energii, a także redukcja odpadów. Pisaliśmy o tym nie raz na naszym blogu czy profilu Linkedin. Czy wiesz, że dzięki wdrożeniu u naszych klientów signaturiX w 2022 roku świętowaliśmy wspólnie 10 milionów złożonych podpisów co przełożyło się na oszczędności:
Wspólnie z naszymi klientami uratowaliśmy przez wycięciem 17 tysięcy drzew w 2022 roku. 17 tysięcy ocalałych drzew dzięki wdrożeniu w organizacjach podpisu na tablecie! Teraz jest zapewne 3 razy więcej! Przeczytaj koniecznie artykuł na ten temat >>
Wiele organizacji wdraża u siebie wytyczne zgodne z pakietem unijnej legislacji Fit for 55 dotyczące zmniejszenia emisji gazów cieplarnianych o 55% do 2030 roku. Przeczytaj koniecznie artykuł na ten temat >>
Rozwiązania signaturiX są w pełni zgodne z obowiązującymi przepisami prawa krajowego i unijnego dotyczącymi podpisu elektronicznego. System wspiera m.in. podpisy kwalifikowane, zaawansowane i proste, zgodne z regulacjami eIDAS (rozporządzenie UE nr 910/2014).
Dzięki temu podpisy składane na urządzeniach signaturiX mają pełną moc prawną i mogą być wykorzystywane w umowach, oświadczeniach, formularzach i innych dokumentach wymagających potwierdzenia tożsamości i woli stron.
System zapewnia również integralność dokumentu oraz możliwość jednoznacznej weryfikacji osoby podpisującej, co jest kluczowe w kontekście bezpieczeństwa i wiarygodności dokumentacji elektronicznej.
Firmy stosujące nowoczesne technologie są postrzegane jako innowacyjne i przyjazne klientom. Bo takie właśnie są! Dzięki wdrożeniu systemu signaturiX, proces podpisywania dokumentów zostaje w pełni zdigitalizowany. Klient składa podpis na tablecie, a dokument trafia bezpośrednio do elektronicznego archiwum. Co to oznacza w praktyce?
Aż chce się odwiedzić takie Biuro Obsługi Klienta!
Podpis elektroniczny na tablecie signaturiX może być bezpośrednio zintegrowany z systemami zarządzania relacjami z klientami (CRM) oraz systemami zarządzania zasobami przedsiębiorstwa (ERP), co usprawnia działalność firmy. Tak się stało u naszych klientów. O case study wybranych wdrożeń możesz przeczytać:
Wdrożenie signaturiX w Santander Leasing >>
Wdrożenie signaturiX w Grupa Polsat Plus >>
Wdrożenie signaturiX w Lokum Deweloper >>
Wdrożenie signaturiX w InPost >>
