Logo preloader Xtension

Co to jest paperless?

W dzisiejszym świecie, gdzie technologia rozwija się w zastraszającym tempie, organizacje na całym świecie stają przed wyzwaniem usprawnienia procesów biurowych i obiegu dokumentów. Tradycyjne, papierowe dokumenty stają się coraz mniej praktyczne, zwłaszcza w dobie pracy zdalnej, wirtualnych biur, dbania o środowisko naturalne i bioróżnorodność. Rozwiązaniem, które staje się coraz popularniejsze również w Polsce, jest wdrażanie systemów paperless.
Mobile
Security
Paperless
Biometricsignature
Oszczędności
signaturiX
Co to jest paperless_podpis elektroniczny_signaturiX

Co to właściwie oznacza? Jakie korzyści niesie za sobą implementacja rozwiązań paperless, takich jak podpis elektroniczny? W tym artykule przyjrzymy się szczegółowo filozofii paperless i korzyściom, jakie płyną z przejścia z papierowego do cyfrowego obiegu dokumentów.

 

Wyjaśnienie pojęcia paperless


Pojęcie "paperless" (bez papieru) odnosi się do procesu, w którym dokumenty i procesy obiegu dokumentów, które tradycyjnie opierały się na papierze, są cyfryzowane. Oznacza to, że organizacje przechodzą na systemy, w których wszystkie dokumenty i dane są tworzone, przechowywane i zarządzane w formie elektronicznej (w chmurze lub na serwerach), eliminując potrzebę używania papieru w codziennym obiegu dokumentów. Jednym słowem koniec z setkami segregatorów i uginających się pod ich ciężarem regałów. W kontekście cyfryzacji dokumentów kluczową rolę odgrywają technologie takie jak podpis elektroniczny, podpis na tablecie czy podpis biometryczny. Dzięki nim można zrezygnować z drukowania dokumentów wyłącznie po to, by się na nich podpisać, co jest powszechne w branżach takich jak bankowość, ubezpieczenia czy branża medyczna.


Podpis elektroniczny umożliwia organizacjom (pracownikom, klientom, kontrahentom) podpisywanie dokumentów bez konieczności ich drukowania. Dzięki temu proces staje się szybszy, bardziej ekologiczny i bezpieczny.

Kluczowe przy wyborze odpowiedniego narzędzia staja się przy tym kwestie prawne. Przykładem platformy podpisów elektronicznych, dzięki której w zależności od wyboru rodzaju podpisu, można dochować właściwej formy czynności prawnej jest signaturiX. Warto dodać, że podpis własnoręczny signaturiX spełnia wymagania zaawansowanego podpisu elektronicznego zgodnie z eIDAS. Przeczytaj koniecznie art. “Wszystko co trzeba wiedzieć o eIDAS" >>

 

Zalety stosowania rozwiązań paperless w organizacji

Przechodzenie na rozwiązania paperless ma wiele korzyści zarówno dla organizacji, jak i dla jej pracowników, klientów i kontrahentów. Oto najważniejsze z nich:

 

Efektywność i oszczędność czasu dzięki rozwiązaniom paperless

Dzięki cyfryzacji dokumentów procesy obiegu informacji w firmie stają się szybsze i bardziej efektywne. Zamiast czekać na dostarczenie fizycznych dokumentów, podpisanych i przetworzonych w tradycyjny sposób, dokumenty elektroniczne mogą być przekazywane i podpisywane w czasie rzeczywistym. Rozwiązanie takie jak podpis na tablecie czy nawet na ekranie smartfona pozwala na szybkie i wygodne zatwierdzanie dokumentów bez konieczności wydruku. Z dowolnego miejsca na świecie. W takiej sytuacji signaturiX staje się „ostatnim” elementem układanki elektronicznego obiegu dokumentów w firmie.

 

Redukcja kosztów dzięki wdrożeniu paperless

Wdrażając rozwiązania paperless, organizacje mogą znacznie obniżyć koszty związane z zakupem papieru, tuszu, tonerów czy sprzętu drukującego. Jednak te oszczędności to jedynie wierzchołek góry lodowej. Największe korzyści finansowe wynikają z eliminacji czasochłonnych procesów związanych z obsługą dokumentów papierowych.

Podpisywanie dokumentów w formie cyfrowej, eliminuje konieczność:

  • skanowania dokumentów,
  • ręcznego wyszukiwania w stosach papieru,
  • przenoszenia i transportu dokumentów,
  • przechowywania oraz archiwizowania papierowych akt,
  • kosztownej wysyłki pocztą tradycyjną.

Korzystając z tabletów organizacje nie tylko oszczędzają czas pracowników, ale również minimalizują błędy związane z ręcznym przetwarzaniem danych. To wszystko przekłada się na znaczące obniżenie kosztów operacyjnych i zwiększenie efektywności pracy.

 

Bezpieczeństwo

Systemy paperless, w skład których wchodzą między innymi systemy podpisu elektronicznego, zapewniają wyższy poziom bezpieczeństwa, ponieważ każda zmiana w treści podpisanego elektronicznie dokumentu jest wykrywalna Przechowywanie dokumentów w wersji elektronicznej pozwala na szybsze ich odzyskiwanie, jednocześnie zmniejszając ryzyko zgubienia czy uszkodzenia kopii fizycznych. Warto dodać, że signaturiX jest także dostępny w 2 wariantach chmurowych kierowanych głównie do MŚP:

  • pakiet Standard – dość szeroka funkcjonalność z podpisem odręcznym (bez danych biometrycznych) oraz podpisami zdalnymi, ,
  • pakiet Premium - oferujący pełną funkcjonalność platformy, w tym podpis biometryczny z kwalifikowaną pieczęcią i znacznikiem czasu.

Pełny opis funkcjonalności pakietów dostępny jest w cenniku >>

Dla dużych organizacji dostępne jest rozwiązania w modelu “on-premise” (pakiet Enterprise). Przeczytaj o naszych przykładowych wdrożeniach tutaj >>

 

Elastyczność i dostępność

Rozwiązania paperless umożliwiają dostęp do dokumentów w dowolnym miejscu i czasie. Dzięki przechowywaniu danych w chmurze czy w systemach zarządzania dokumentami firmy, pracownicy mogą w łatwy sposób uzyskać dostęp do ważnych dokumentów, niezależnie od tego, czy pracują w biurze, czy w trybie zdalnym.

 

Redukcja kosztownych błędów

Automatyzacja procesów obiegu dokumentów lub integracja z systemem podpisu elektronicznego eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania danych, archiwizacji i przetwarzania dokumentów, co pozwala na znaczną redukcję nakładów pracy. Minimalizuje lub wręcz eliminuje możliwość popełnienia błędu. W przypadku podpisywania dokumentów za pośrednictwem systemu podpisu elektronicznego signaturiX system „nie przepuści” Cię dalej jeśli wszystkie podpisy nie zostaną włożone w odpowiednich miejscach.

 

Szybszy obieg dokumentów

Dzięki systemom takim jak podpis elektroniczny signaturiX, dokumenty mogą być podpisywane i przesyłane natychmiast. To przyspiesza procesy decyzyjne, a to wpływa na szybsze realizowanie transakcji i kontraktów, a tym samym na wzrost efektywności organizacji.

 

Aspekty związane z ochroną środowiska

Wdrażanie rozwiązań paperless nie tylko przynosi korzyści finansowe i operacyjne, ale ma także pozytywny wpływ na środowisko naturalne. Sprawdź w jaki sposób cyfryzacja dokumentów przyczynia się do ochrony naszej planety.

 

Oszczędność wody

Produkcja papieru wiąże się z dużym zużyciem wody. Według danych z Environmental Paper Network, do wyprodukowania jednej tony papieru potrzeba około 200 000 litrów wody. Przechodząc na system paperless, organizacje przyczyniają się do zmniejszenia zapotrzebowania na wodę, co ma pozytywny wpływ na zasoby. Warto w tym miejscu dodać, że Polska już od lat ma deficyt wody pitnej – od dobrych paru lat jednym z tego dowodów jest wysychająca w wakacje Wisła w Warszawie.

 

Redukcja zużycia papieru. Dbajmy o lasy.

Wdrażając rozwiązania paperless, firmy znacząco ograniczają zużycie papieru. Zgodnie z raportem Greenpeace, każda tona papieru podczas procesu wytworzenia, transportu i składowania „produkuje” około 3 ton dwutlenku węgla (CO2). Ponadto, produkcja papieru jest jednym z głównych powodów wycinania lasów. Według World Wildlife Fund (WWF), do produkcji 10 000 arkuszy papieru A4 (czyli zaledwie jednej tony) potrzeba około 24 drzew. Redukcja zużycia papieru dzięki rozwiązaniom cyfrowym oznacza nie tylko ochronę lasów, które pełnią bardzo ważną rolę w pochłanianiu CO2, ale również ochronę ekosystemów i różnorodności biologicznej.

Podsumowanie

Wprowadzenie rozwiązań paperless, takich jak platforma podpisów elektronicznych signaturiX, nie tylko poprawia efektywność organizacji i obniża koszty, ale także przyczynia się do ochrony środowiska, zmniejszając zużycie: papieru, wody i emisji CO2 do atmosfery. Organizacje, które zdecydują się na cyfryzację procesu obiegu dokumentów mogą zyskać na wielu frontach – od oszczędności finansowych, po pozytywny wpływ na planetę. Warto inwestować w technologie, które pomagają w realizacji filozofii paperless, korzystając z zalet, jakie oferują rozwiązania takie jak signaturiX.

Data publikacji: 27 stycznia 2025
Autor: Marcin Sikorski
Przeczytaj kolejne artykuły
blog
Mobile
Certum
Security
Podpis SMS – zdalnie, wygodnie, bezpiecznie
Bezpieczny podpis biometryczny w branży medycznej_signaturiX
Mobile
Certum
Security
Bezpieczny podpis biometryczny w branży medycznej
Certum i sugnaturiX - bezpieczny podpis elektroniczny dla firm
Mobile
Certum
Security
Unikatowa Usługa Zaufanej Strony Trzeciej
Stwórzmy razem wyjątkowy projekt
Napisz do nas

Xtension Sp z o.o.

ul. Opacka 12

80-338 Gdańsk

 

+48 58 351 39 66

biuro@xtension.pl

 

LinkedIn