Logo preloader Xtension

Nowoczesne usługi kurierskie w firmie InPost

Klient

InPost

Branża

Logistyka

Produkt

signaturiX

Skala

Polska

 

 

O projekcie

Wdrożyliśmy w firmie InPost nowoczesne, zaawansowane technologicznie narzędzie umożliwiające wygodne i bezpieczne podpisywanie dokumentów drogą cyfrową. Wierząc, że może on być idealną odpowiedzią na potrzeby lidera branży logistycznej - nie pomyliliśmy się.

Wyzwanie

InPost jako największy operator logistyczny w Polsce mierzył się z wyzwaniem optymalizacji procesu wysyłki-podpisywania-odbioru dokumentów. Firma wykorzystuje w swej działalności usługę dokumenty zwrotne ROD (ang. return of documents) - SmartCourier, polegającą na doręczeniu dokumentów do adresata, który ma obowiązek ich podpisania w obecności kuriera. Następnie są one zabierane przez kuriera z powrotem i dostarczane do nadawcy. To praktyczna usługa, którą udało się nam udoskonalić i unowocześnić.

Długi czas obiegu dokumentów
Dotychczasowy proces obiegu dokumentów wiązał się z długim czasem realizacji - kurier dostarczał dokumenty do podpisu najwcześniej w kolejnym dniu roboczym od momentu nadania przesyłki, a zwrot do nadawcy zajmował kolejne 2 dni robocze.
Komplikacje logistyczne
Ponadto, był dość skomplikowany logistycznie i mógł wiązać się z ryzykiem zagubienia przesyłki oraz możliwą niekompletnością podpisanych dokumentów
Przepisy RODO
Dodatkowe wyzwanie stanowiło zachowanie poufności danych osobowych w związku z obowiązującymi przepisami RODO.

Rozwiązanie

Postanowiliśmy zaproponować firmie InPost nasz innowacyjny produkt - odręczny podpis elektroniczny signaturiX – wierząc, że może on być idealną odpowiedzią na potrzeby lidera branży logistycznej. Nie pomyliliśmy się – w rezultacie udało nam się wspólnie wypracować optymalne rozwiązanie. Wykorzystywana dotychczas usługę ROD – Smart Courier została zintegrowana z naszym produktem signaturiX, dzięki czemu powstała nowa, maksymalnie bezpieczna i wygodna usługa – e-SmartCourier.
Postanowiliśmy_zaproponować_firmie_InPost

Wystarczy, że Klienci InPostu prześlą odpowiednią dokumentację w formie elektronicznej, a dokumenty do podpisu trafiają od razu na tablet kuriera. Odbiorca składa w jego obecności podpis biometryczny rysikiem na tablecie, po weryfikacji tożsamości oraz po podaniu odpowiedniego kodu SMS do otwarcia przesyłki (wysyłanego do odbiorcy na jego telefon – kurier sam nie może otworzyć przesyłki i zapoznać się z treścią dokumentu). System sprawdza, czy wszystkie wymagane pola w dokumentach oraz liście przewozowym są odpowiednio wypełnione. Po dopełnieniu formalności (złożeniu podpisów pod dokumentami, listem przewozowym i checklistą), dokumenty zostają zwrócone do nadawcy w bezpiecznej, elektronicznej formie. Całość zostaje oznaczona pieczęcią kwalifikowaną, która daje kontrahentom absolutną pewność zabezpieczenia zarówno dokumentu, jak i złożonego na nim podpisu. Cały proces weryfikacji, podpisywania dokumentów oraz ich zwrotu do nadawcy trwa zaledwie kilka minut, dzięki czemu usługodawca może niemal natychmiast uruchomić usługę, której dotyczy zawierana z klientem umowa.

Proces
1.
Przesłanie dokumentacji w formie elektronicznej na tablet kuriera.
2.
Następuje weryfikacja tożsamości, procedura otwarcia dokumentów i dopełnienie formalności.
3.
Złożenie podpisu biometrycznego w obecności kuriera.
4.
Odesłanie dokumentu do nadawcy w bezpiecznej, elektronicznej formie.

Podsumowanie

Cały_proces_weryfikacji

Cały proces weryfikacji, podpisywania dokumentów oraz ich zwrotu do nadawcy trwa zaledwie kilka minut, dzięki czemu usługodawca może niemal natychmiast uruchomić usługę, której dotyczy zawierana z klientem umowa. Dzięki zastosowaniu signaturiX udało się również całkowicie uniknąć ryzyka zagubienia dokumentów, a wieloetapowy system zabezpieczeń dla przesyłek w usłudze e- SmartCourier uniemożliwia udostępnienie dokumentacji osobom trzecim. Ponadto, wdrożenie rozwiązania signaturiX zmniejszyło liczbę generowanych papierowych dokumentów i sprawiło, że cały omawiany proces stał się o wiele bardziej ekologiczny i ekonomiczny.

funkcjonalnosci
Funkcjonalności
  • Kompletna elektroniczna dokumentacja całego procesu.
  • Tylko wskazany odbiorca ma odpowiednie dane, żeby odszyfrować dokument na tablecie Kuriera.
  • Automatyzacja procesu u nadawcy.
  • Aplikacja steruje wypełnianiem dokumentów.
  • Aktualny podgląd statusu przesyłki przez nadawcę.
korzysci
Korzyści
  • Kontrola nad całym procesem w elektronicznej formie.
  • Duża oszczędność związana z brakiem kosztów wydruku i pakowania przesyłek.
  • Znaczne zwiększenie poufności w procesie podpisywania.
  • Usprawnienie procesu, nadawca nie musi czekać na kuriera, żeby wysłać dokumenty.
  • Eliminowanie typowych błędów podczas wypełniania dokumentów.
  • Budowanie nowoczesnego wizerunku firmy kurierskiej.
Stwórzmy razem wyjątkowy projekt
Napisz do nas

Xtension Sp z o.o.

ul. Opacka 12

80-338 Gdańsk

 

+48 58 351 39 66

biuro@xtension.pl

 

LinkedIn