Logo preloader Xtension

Technologia ocaliła hektar lasu

Klient

Grupa Polsat Plus

Branża

Media / Telekomunikacja

Produkt

signaturiX

Skala

Polska

 

 

O projekcie

Grupa Polsat Plus chciała ograniczyć liczbę generowanych papierowych dokumentów. Nie chodziło jedynie o redukcję kosztów operacyjnych, ale również o ekologię. Wspólnie wypracowane rozwiązanie usprawniło procesy sprzedażowe i w ciągu zaledwie jednego miesiąca pozwoliło zaoszczędzić niemal 3 miliony kartek papieru i uratować hektar lasu.

Wyzwanie

Działalność firm wchodzących w skład Grupy Polsat Plus – jednego z liderów europejskiego rynku medialnego oraz telekomunikacyjnego – wiąże się z generowaniem dużej liczby dokumentów
w licznych, rozmieszczonych na terenie całej Polski punktach obsługi sprzedaży (POS). Grupa mierzyła się z problemem wysokich kosztów obsługi tradycyjnego obiegu dokumentów w POS (koszt papieru, wydruku, miesięczne i jednostkowe koszty archiwizacji w eArchiplex, koszty leasingu drukarek). Prócz tego, wszelkie czynności związane z tradycyjną obsługą transakcji sprzedażowej w POS – kompletowanie załączników, weryfikacja i archiwizacja dokumentów papierowych – były czasochłonne.

 

Istotne dla Grupy było również wsparcie nowoczesnego wizerunku organizacji oraz podejmowanie kolejnych działań zgodnych z prośrodowiskową polityką firmy.

 

Jak się okazało, dysponowaliśmy świetną odpowiedzią na te cele, a wdrożenie systemu signaturiX było trafną decyzją.

Wysokie koszty
Tradycyjny obieg dokumentów w POS wiązał się z wysokimi kosztami papieru i wydruku oraz miesięcznymi i jednostkowymi kosztami archiwizacji w eArchiplex.
Długi obieg dokumentów
Transakcje sprzedażowe wymagały czasochłonnego kompletowania niezbędnych dokumentów, a dodatkowa weryfikacja i archiwizacja wydłużały ten proces.
Działania proekologiczne
Grupie Polsat Plus zależało na wsparciu działań na rzecz ochrony środowiska naturalnego, które prowadzone są od wielu lat i są istotnym elementem polityki firmy.

Rozwiązanie

tablet-g728650ae9-1920

signaturiX został zintegrowany z systemami sprzedażowymi, które są źródłem i miejscem docelowym dla wytworzonych dokumentów. Dzięki takiej integracji klienci Grupy Polsat Plus zyskali możliwość podpisywania umów i aneksów w formie elektronicznej, za pomocą podpisu cyfrowego składanego odręcznie na dedykowanym ekranie przy użyciu rysika.

 

Obecnie sprzedawca wprowadza dane i przygotowuje dokumenty dla klienta w systemach sprzedażowych, w których wyświetla się wygenerowany przez signaturiX kod QR dotyczący podpisywanych dokumentów. Pracownik POS przy użyciu tabletu z oprogramowaniem signaturiX skanuje kod QR z ekranu (systemu sprzedażowego), po czym na tablecie pojawia się propozycja uzgodnionych warunków umowy lub finalna umowa. Dokumenty są odpowiednio zatwierdzane lub odręcznie podpisywane przez klienta. Sprzedawca podpisuje je w ten sam sposób. Dokumenty są opatrzone kwalifikowaną pieczęcią przedsiębiorstwa oraz kwalifikowanym znacznikiem czasu, co przekłada się na najwyższy poziom ich bezpieczeństwa. Podpisane dokumenty – w formie zaszyfrowanego pliku PDF – trafiają na wskazany przez klienta e-mail oraz do e-Archiwum.

Jak to działa?
1.
Przesłanie dokumentacji w formie elektronicznej na tablet.
2.
 Złożenie podpisu odręcznego w obecności pracownika POS.
3.
System generuje plik PDF zgodny z wymaganiami eIDAS oraz standardami ISO.

Podsumowanie

Dzięki wdrożeniu signaturiX wraz z usługami kwalifikowanymi Certum oraz tabletami Samsung proces obsługi transakcji sprzedażowej w POS został zoptymalizowany. Podniósł się poziom bezpieczeństwa w całym procesie obiegu dokumentów – zawsze rejestrowane jest to, co, kto, gdzie i kiedy podpisał, co stanowi dodatkowe zabezpieczenie dokumentów przed ingerencjami z zewnątrz i ryzykiem oszustwa. Wyeliminowano błędy zdarzające się na wydrukach oraz konieczność uzupełniania zgubionych dokumentów.

 

Klienci Grupy nie wychodzą już z punktu sprzedaży ze stosem dokumentów, które mogą się gdzieś zawieruszyć czy też ulec zniszczeniu. Dokumenty z transakcji sprzedażowej otrzymują teraz na wskazany adres e-mail, dzięki czemu są one zawsze pod ręką i łatwe do przechowania. Dla Klientów coraz istotniejszy jest również aspekt ekologiczny, dlatego też chętniej decydują się na podpisywanie umów w formie elektronicznej zamiast papierowej.

 

Ekologiczne rozwiązanie

 

Ponadto Grupa Polsat Plus od wielu lat podejmuje działania na rzecz ochrony środowiska naturalnego. Już po pierwszym miesiącu od wprowadzenia systemu elektronicznego podpisywania umów oszczędzono niemal 3 miliony kartek papieru. To ponad 300 drzew, czyli hektar lasu! To naprawdę ogromny przeskok.

funkcjonalnosci
Funkcjonalności
  • Zatwierdzanie umów odręcznym podpisem elektronicznym.
  • Elektroniczne przechowywanie i przekazywanie dokumentów.
  • Wdrożenie usług kwalifikowanych.
  • Zabezpieczenie dokumentów przed ingerencjami z zewnątrz.
  • Możliwość bieżącego aktualizowania danych.
korzysci
Korzyści
  • Zwiększenie bezpieczeństwa przechowywanych danych.
  • Redukcja kosztów związanych z tradycyjną obsługą papierowych dokumentów.
  • Przyspieszenie i poprawa jakości obsługi w POS.
  • Eliminacja błędów popełnianych podczas wypełniania dokumentów.
  • Nowoczesny wizerunek firmy z branży telekomunikacyjnej.
Stwórzmy razem wyjątkowy projekt
Napisz do nas

Xtension Sp z o.o.

ul. Opacka 12

80-338 Gdańsk

 

+48 58 351 39 66

biuro@xtension.pl

 

LinkedIn