Nowoczesne podejście do podpisu elektronicznego na tablecie. Jak obliczyć oszczędności i korzyści dla Twojej firmy?

Jednym z kluczowych elementów tej transformacji jest możliwość składania podpisu elektronicznego – zarówno na tablecie, jak i za pomocą SMS. To prawdziwa rewolucja w praktycznym wykorzystaniu systemów do zarządzania dokumentacją i realizacji procesów biznesowych.

Rozwiązania typu paperless znacząco usprawniają codzienne operacje, eliminują papier, redukują koszty i przyspieszają obieg informacji. Jakie konkretne oszczędności i korzyści przynosi wprowadzenie podpisu elektronicznego? Przyjrzyjmy się temu bliżej.

1. Redukcja kosztów operacyjnych

Przejście na podpis elektroniczny na tablecie pozwala znacząco obniżyć koszty związane z tradycyjnym obiegiem dokumentów. Czy wiecie, że średniej wielkości firma może zaoszczędzić nawet do 23 tys. zł rocznie na kosztach biurowych dzięki wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów i kwalifikowanego podpisu elektronicznego? Oszczędności te wynikają z eliminacji wydatków na papier, druk, przesyłkę oraz archiwizację dokumentów.

Przeczytaj o korzyściach jakie po wdrożeniu podpisu elektronicznego signaturiX osiągnęły: Santander Leasing, Grupa Polsat Plus, InPost. Zobacz jakie korzyści przyniosło złożenie 10 milionów podpisów elektronicznych >>. A to tylko 3 firmy! Pomyślmy jaki potencjał tkwi w rozwiązaniach paperless!!

2. Zwiększenie efektywności procesów biznesowych

Cyfryzacja procesu podpisywania dokumentów przyspiesza ich obieg w firmie. Pracownicy mogą szybciej finalizować umowy i inne dokumenty, co przekłada się na lepszą obsługę klienta i skrócenie czasu realizacji usług. Dzięki temu firma może obsłużyć większą liczbę klientów w krótszym czasie, co bezpośrednio wpływa na wzrost przychodów. Wbrew pozorom to naprawdę bardzo łatwo policzyć. 

3. Poprawa bezpieczeństwa i zgodności z przepisami

Podpis biometryczny signaturiX na tablecie, zbierający unikalne cechy podpisu użytkownika (siła nacisku rysika na tablet, prędkość, przyspieszenie, znaki diakrytyczne, zakrzywienie i pętle w podpisie, przecięcia czy obszary zamknięte), zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa i gwarantuje autentyczność oraz nierozerwalność podpisu z dokumentem. Dane biometryczne są szyfrowane a klucze bezpieczne w depozycie u Zaufanej Strony Trzeciej. 

O aspektach technologicznych naszego rozwiązania możesz przeczytać tutaj >>.
O różnicach pomiędzy podpisami: odręcznym, własnoręcznym i biometrycznym, również na gruncie przepisów prawa pisaliśmy na naszym blogu >>

4. Wpływ na środowisko i wizerunek firmy

Przyjęcie filozofii paperless i redukcja zużycia papieru przyczyniają się do ochrony środowiska. Firmy, które decydują się na takie rozwiązania, są postrzegane jako nowoczesne i odpowiedzialne społecznie, co może przyciągać klientów ceniących ekologiczne i bardziej odpowiedzialne społecznie podejście do biznesu. Chcesz wiedzieć o tym więcej? Odsyłamy do bardzo ciekawego artykułu pt. „signaturiX w walce ze śladem węglowym” >>

Jak obliczyć oszczędności z wdrożenia podpisu na tablecie?

Aby dokładnie oszacować potencjalne oszczędności, warto przeanalizować następujące aspekty:

• Koszty związane z papierem: ile organizacja wydaje miesięcznie na zakup papieru, tuszu, tonerów oraz konserwację drukarek?
• Koszty archiwizacji: jakie są wydatki na przechowywanie fizycznych dokumentów, zarówno w biurze, jak i w zewnętrznych archiwach?
• Koszty wysyłki: ile organizacja wydaje na przesyłki kurierskie i pocztowe związane z obiegiem dokumentów?
• Czas pracy pracowników: ile czasu pracownicy poświęcają na obsługę papierowych dokumentów, w tym drukowanie, podpisywanie, skanowanie i archiwizację?
• Czas trwania procesu: o ile skrócić można czas trwania danego procesu (zwiększyć jego skuteczność) dzięki przejściu na formę elektroniczną?

Bądźmy szczerzy. Pierwsze trzy punkty w ciągu jednego dnia jest w stanie dostarczyć dział księgowości. Nieco więcej wysiłku będzie wymagało zbadanie ile pracownicy poświęcają czasu na obsługę papierowych dokumentów choć oczywiście jest to również wykonalne. W przypadku banku/BOK, wystarczy przeprowadzić test tajemniczego klienta, który sprawdzi ile czasu poświęca pracownik na drukowanie kolejnych kopii umów, regulaminów, składanie podpisów, sprawdzanie czy wszystkie podpisy są poprawnie złożone itd.

Czy już mamy kwotę, którą miesięcznie/rocznie wydajemy na szeroko rozumianą obsługę papieru? Czas zatem by dowiedzieć się ile kosztuje rozwiązanie, które umożliwi nam ten papier pożegnać.

Dysponujemy wieloma wariantami i możliwościami rozwiązań platformy signaturiX. Poczynając od rozwiązań chmurowych po enterprise. W zależności od potrzeb i wymagań prawnych mogą być to:

• podpis odręczny (utrwalony elektronicznie/podpis na tablecie) - spełnia wymagania formy dokumentowej. Ten rodzaj podpisu nie zawiera dodatkowych informacji biometrycznych, ale nadal umożliwia weryfikację autentyczności na podstawie rysunku podpisu. Na każdy podpis nakładana jest kwalifikowana pieczęć oraz kwalifikowany znacznik czasu.
• podpis biometryczny (własnoręczny podpis utrwalony elektronicznie) spełnia wymagania formy pisemnej (zgodnie z KC art. 78). Przechowuje informacje biometryczne podpisującego, takie jak nacisk czy prędkość pisania, co pozwala na dokładną weryfikację autentyczności podpisu. Usługa Zaufanej Strony Trzeciej świadczona przez Certum dodatkowo wzmacnia bezpieczeństwo tego rodzaju podpisu. Na każdy podpis z danymi biometrycznymi nakładana jest kwalifikowana pieczęć oraz kwalifikowany znacznik czasu, co dodatkowo podnosi wartość dowodową podpisu. Wspiera również wymagania RODO, utrzymując zebrane dane biometryczne w bezpiecznej, zaszyfrowanej postaci.
• podpis kwalifikowany spełnia wymagania formy elektronicznej. Integracja z chmurą Certum (SimplySign) pozwala na wykorzystanie certyfikatów kwalifikowanych. Do złożenia podpisu kwalifikowanego wymagana jest aplikacja mobilna umożliwiająca zalogowanie się do chmury SimplySign.
• podpis typu click-to-sign: spełnia wymagania formy dokumentowej. Ten rodzaj podpisu polega tylko na kliknięciu w pole podpisu, co generuje podpis. Ten rodzaj podpisu oferuje dodatkowe zabezpieczenia dzięki wykorzystaniu tokenów SMS. Na każdy podpis nakładana jest kwalifikowana pieczęć oraz kwalifikowany znacznik czasu.

Jak wygląda wdrożenie podpisu elektronicznego na tablecie w systemie signaturiX?

Wszystko zależy od potrzeb, wymagań czy wielkości organizacji. Są wdrożenia, które trwają przysłowiową chwilę. Przykładami takich rozwiązań jest signaturiX Cloud w wersji Standard lub Premium >>

W przypadku rozwiązań Enterprise wdrożenie składa się standardowo z 4 kroków:

1. spotkanie i analiza potrzeb na którym poznajemy scenariusze podpisowe zaplanowane przez Klienta,
2. dobór funkcjonalności – uwzględniamy indywidualne potrzeby organizacji oraz jej wymagania aby móc zaproponować optymalne funkcjonalności oraz model licencjonowania systemu signaturiX,
3. wdrożenie. Po wcześniejszej fazie testów/POC pod kątem użyteczności, wydajności i sprawności signaturiX zostaje wdrożony i/lub zintegrowany z dotychczas działającymi w organizacji systemami,
4. opieka serwisowa. Udzielamy naszym klientom pełnego wsparcia przy wdrożeniu a także wsparcia powdrożeniowego w ramach usługi gwarancyjnej lub utrzymaniowej (SLA).

Czas na wnioski

Wdrożenie podpisu elektronicznego na tablecie to krok w stronę nowoczesności, efektywności i ekologii. Oszczędności finansowe, zwiększenie bezpieczeństwa, poprawa wizerunku firmy oraz pozytywny wpływ na środowisko to tylko niektóre z korzyści płynących z tego rozwiązania. Analizując własne procesy i koszty, każda firma może dostosować strategię wdrożenia do swoich potrzeb i czerpać z niej maksymalne korzyści.