Technologia w coraz większym stopniu staje się częścią naszego życia. Już niedługo podpisywanie umowy w banku, z ubezpieczycielem czy odbieranie przesyłki kurierskiej będzie możliwe przy złożeniu podpisu na tablecie. Ten proces już się rozpoczął, ale masowe wdrożenie podpisu biometrycznego zajmie jeszcze chwilę. Dlaczego będzie taki popularny i firmy tak chętnie będą go wdrażały? Powodów jest kilka.
Wyobraź sobie dużą firmę z siecią biur obsługi klienta (BOK) rozsianą po całym kraju. Telekomy, mobilni ubezpieczyciele, osoby zajmujące się odszkodowaniami, gazownie, dystrybutorzy energii, banki, poczta... Lista jest długa. Każda z tych firm, aby obsłużyć umowy ze swoimi klientami kupuje: papier, drukarki tonery, zużywa prąd, płaci za przechowywanie i archiwizację dokumentów a także ich transport. Nie wolno nam zapomnieć o tysiącach pracowników i ich wynagrodzeniach. Warto też zaznaczyć, że ich praca jest coraz cenniejsza (kosztowna dla pracodawcy). Działy HR na pewno potwierdzą, że jest coraz większy problem ze znalezieniem ludzi do pracy.
Przejdźmy jednak do konkretów. Przykładowa firma posiada około 8 milionów klientów, z którymi co 2 lata odnawia umowy w około 1000 BOK rozsianych po całym kraju. Załóżmy, że średnio umowa zawiera 18 stron, a we wszystkich BOK takich umów generuje się 333 tysiące miesięcznie. Koszt samego papieru i wydruku to ponad 4 miliony złotych rocznie!
Idźmy dalej. Roczny koszt transportu dokumentacji papierowej to 120 tysięcy złotych, archiwizacja to niemal milion złotych. Do tego czasu, w naszych wyliczeniach koszty wynoszą już ponad 5 milionów złotych. A pracownicy i koszty ich pracy? Statystyczny urzędnik bankowy traci dziennie aż 55 minut na obsługę papierowych dokumentów. W pozostałych branżach wygląda to bardzo podobnie. Przy założeniu, że w jednym BOK pracuje średnio 1,5 etatu, koszty pracownicze związane z obsługą dokumentów papierowych naszej przykładowej firmy wynoszą ponad 7 milionów złotych rocznie!
Nawet na pierwszy rzut oka widać, że koszty roczne związane z tradycyjna obsługą dokumentów w tej skali działalności wynoszą ponad 12 milionów złotych.
Wdrożenie podpisu biometrycznego to koszt jednorazowy, niższy niż roczne koszty obsługi papieru, a koszty jego rocznego utrzymania to ułamek kosztów tradycyjnej obsługi papierowej. Każdy zarząd firmy widząc takie liczby nie powinien się wahać z podjęciem decyzji.
Wbrew obiegowej opinii technologia wcale nie zabiera ludziom miejsc pracy. W szczególności jeśli i tak rąk do pracy brakuje. Rezygnując z wersji papierowych umów czy obiegu dokumentów papierowych pomiędzy klientami a firmą, pracownicy mają więcej czasu żeby poświecić go klientom, wyjaśnieniom zawiłości umowy czy, co jest najbardziej oczywiste, większą ich ilość obsłużyć. Klienci nie lubią czekać w kolejkach, a czasy bezpardonowej walki cenowej między firmami powoli się kończą. Liczy się jakość. A jakość to również szybkość obsługi klienta. Na rynku wygrają te firmy, które to szybciej zrozumieją i wdrożą najnowsze rozwiązania technologiczne.
Nawet najlepszym pracownikom zdarzają się błędy czy przeoczenia. Drukarka może przecież nie wydrukować jednej strony, a klient ze względu na dużą ilość kartek na biurku i wszechobecny pośpiech, nie złoży parafki na jednej ze stron czy nie wypełni wszystkich wymaganych pól. To nie są sytuacje, które się nie zdarzają, prawda? Podpisując dokumenty w systemie nie ma możliwości, aby któraś ze stron nie została podpisana. System może także sprawdzić automatycznie czy wszystkie wymagane pola (np. zgody) zostały wypełnione.
Każdy pracodawca wie, że koszty pracy z roku na rok są coraz wyższe. W przeciwieństwie do technologii, która im bardziej staje się masowa tym jest relatywnie tańsza.
To słowo wytrych w branży IT, a w przypadku technologii podpisu biometrycznego szczególnie krytyczne. Z całą stanowczością można powiedzieć, że w przypadku technologii zastosowanej w rozwiązaniu signaturiX nie ma możliwości podrobienia podpisu. System nie tylko pobiera sam obraz podpisu, ale także sygnały. Nawet szybkość z jaką poszczególne litery są pisane czy jak mocno naciskamy na tablet w momencie pisanie poszczególnych elementów znaków. Każdy podpis jest indywidualny, jedyny w swoim rodzaju i niepowtarzalny, jak odcisk kciuka czy siatkówka oka. Dodatkowo wyraża on wolę osoby podpisującej.
Zaawansowane techniki kryptograficzne użyte w rozwiązaniu gwarantują bezpieczeństwo tych danych. Ktoś mógłby powiedzieć, że każdy szyfr/klucz da się złamać mając dużą moc obliczeniową i wystarczającą ilość czasu. To prawda. Policzyliśmy ile czasu zajęłoby złamanie mechanizmów szyfrowania biometryki użytych w signaturiX przy użyciu współczesnego komputera. Da się to zrobić w ponad 6.4 kwadrylionów lat. To niemal 500 razy dłużej niż istnieje wszechświat.
Dodatkowo każdy podpis w systemie signaturiX oznaczony jest też certyfikowanym znacznikiem czasu, dzięki temu mamy pewność dokładnie kiedy został złożony. Wykorzystanie danych biometrycznych, które każdy z nas ma unikalne oraz mechanizmy szyfrowania zastosowane w oprogramowaniu zwiększają wielokrotnie poziom bezpieczeństwa podpisywania dokumentów, w porównaniu z papierowym procesem.
Wielu ekspertów mówi o kurczących się zasobach naszej planety. Tak jak zostały wprowadzone standardy emisji spalin dla samochodów, statków i dźwigów, tak pewnego dnia mogą zostać wprowadzone obostrzenia dotyczące zużycia papieru przez firmy, bądź jego cena tak pójdzie w górę, że zakup przestanie być opłacalny. Globalny rynek jest bardzo dynamiczny, zmienny i nieprzewidywalny. Parę lat temu wystarczyło, żeby spłonęła wielka papiernia w Skandynawii, a w Polsce cena papieru od razu skoczyła w górę.
Być może wydaje się to abstrakcją, ale firmy myślące długofalowo, strategicznie i będące w czołówce technologicznej elity wygrają.
