18 września 2001 r. wprowadzony został do polskiego prawa tzw. Kwalifikowany Podpis Elektroniczny (Dz.U. z 2013 r. poz. 262, z późn. zm), który określa szczególne wymagania techniczne i organizacyjne. W praktyce oznacza to konieczność korzystania z certyfikatu wystawionego przez kwalifikowany urząd certyfikacji oraz klucza prywatnego przechowywanego na karcie kryptograficznej. Kwalifikowany podpis elektroniczny, pomimo szumnych zapowiedzi, nie odniósł spektakularnego sukcesu i nie jest używany masowo. Oczywiście jest stosowany – głównie w strukturach administracji publicznej i samorządowej, w znikomym jednak zakresie w biznesie czy przez zwykłych obywateli.
Coraz większe zainteresowanie wzbudza jednak podpis biometryczny, którego zastosowanie jest nie tylko o wiele prostsze, ale również możliwe na dużo większą skalę. Czym jest podpis biometryczny? Najprościej rzecz ujmując, jest to odręczny podpis składany na dokumencie za pośrednictwem dedykowanego tabletu oraz specjalnego oprogramowania (np. signaturiX) umożliwiającego jego wierne odwzorowanie w formie elektronicznej i związanie z dokumentem w systemie.
Przykładem mogą być podpisywane przez nas umowy w bankach czy w Biurach Obsługi Klienta (BOK) firm telekomunikacyjnych, energetycznych, ubezpieczeniowych itd. Dotychczas przed zawarciem umowy była ona drukowana przez doradcę i każdy egzemplarz był odręcznie podpisywany. Dzięki podpisowi biometrycznemu składamy tylko jeden podpis na specjalnym tablecie. Podpis jest szyfrowany i w trybie online jest widoczny w systemie. Warto pamiętać, że każdy podpis zawiera dane biometryczne osoby podpisującej – unikalne dla podpisującego. Każda osoba w inny sposób trzyma pióro, a także w unikatowy i bardzo indywidualny sposób składa podpis. Jest on jak odcisk kciuka czy siatkówka oka – indywidualny, jedyny w swoim rodzaju i niepowtarzalny, ale w przeciwieństwie do nich wyraża on również wolę osoby podpisującej.
Dane biometryczne unikalnego dla każdego człowieka podpisu przechowywane są w dokumencie w postaci zaszyfrowanej, lecz możliwej do odczytania w przypadku konieczności analizy autentyczności złożonego podpisu. Wykorzystanie danych biometrycznych zbieranych z podpisu odręcznego oraz mechanizmy szyfrowania użyte w samym oprogramowaniu zwiększają wielokrotnie poziom bezpieczeństwa podpisywania dokumentów w porównaniu z tradycyjnym, papierowym procesem.
Wprowadzenie podpisu biometrycznego w firmie eliminuje z całego procesu potencjalne błędy, jakie może spowodować czynnik ludzki poprzez niedopełnienie formalności (np. brak parafki na jednej ze stron umowy, wydrukowanie niepełnej umowy itd.). Sterowany centralnie proces ułatwia wprowadzanie szybkich zmian w samym procesie czy dokumentacji.
To oczywiście nie wszystkie korzyści z wprowadzenia podpisu biometrycznego w organizacji. Jedną z największych jest eliminacja kosztów związanych z obiegiem dokumentów papierowych. To nie tylko bezpośrednie koszty wydruku takie jak: zakup papieru, tonerów do drukarek, urządzeń drukujących i ich serwis. To także koszty przechowywania dokumentów, ich archiwizacji w magazynach, transportu dokumentów papierowych oraz koszty pracy ludzkiej związanej z „obsługą papieru” tj. skanowania czy jego przetwarzania. I to te ostatnie okazują się największą pozycją w zestawieniu kosztów. Wprowadzając podpis biometryczny koszty te zostają w sposób natychmiastowy obniżone. Tam gdzie statystyczny urzędnik traci dzisiaj dziennie niemal godzinę na „obsługę papieru” (drukowanie, skanowanie, archiwizacja, odbieranie, transportowanie), obsługa dokumentów elektronicznych może zająć minuty. Z naszych analiz wynika, że w przypadku dużej organizacji, te oszczędności mogą wynieść nawet kilkanaście milionów złotych rocznie, z czego niemal 60% to koszty samej obsługi dokumentów papierowych.
Podpis biometryczny to jednak nie tylko technika i technologia oraz aspekty związane z optymalizacją kosztową działania firmy. To również oczywiste korzyści ekologiczne, a także budowanie wizerunku firmy – nowoczesnego i eko-przyjaznego.
