Podpis biometryczny signaturiX to: wygoda, dostępność z dowolnego miejsca, aktualizacje, usablility, UX, szybka integracja z innymi systemami działającymi w organizacji, customizacja umożliwiająca wprowadzanie zmian zgodnie z potrzebami i oczekiwaniami klientów, wieloaspektowa kontrola i, co najważniejsze, bezpieczeństwo.
Wyobraźmy sobie organizację zatrudniającą setki, a nawet tysiące pracowników. Każdemu z pracowników dział HR przypisuje, a magazyn wydaje: komputery, telefony, samochody czy inne narzędzia niezbędne do codziennej, efektywnej pracy na danym stanowisku. Pamiętajmy również o firmach produkcyjnych, w których z magazynów wydawane są na produkcję niezliczone komponenty i środki niezbędne do wytworzenia produktu finalnego. Najczęściej przynajmniej część obiegu dokumentów odbywa się w formie elektronicznej.
Jednak, jeśli pracownik przyjmuje na swój stan urządzania czy narzędzia należące do firmy – najczęściej kwituje je na papierze, prawda? Teoretycznie jest nad tym kontrola, jednak tak naprawdę tej kontroli nie ma. Mimo posiadania systemu klasy ERP oraz integracji z systemem obiegu dokumentów, protokoły nadal są drukowane, aby uzyskać podpis pracownika. Dokumenty papierowe przechowywane są w rożnych działach, jest ich bardzo dużo i trudno jakiekolwiek informacje w szybki i sprawny sposób zweryfikować. Informacje w systemie ERP często nie mają pokrycia w papierowych protokołach i ciężko określić co dany pracownik ma faktycznie na stanie.
Jest jednak rozwiązanie. Zastosowanie podpisu biometrycznego signaturiX jako modułu do systemu JIRA. Jest to spełnienie marzeń osób decyzyjnych czy działów zakupów, logistyki czy magazynów.
Pracownik przychodząc do działu np. logistyki czy magazynu otrzymuje przypisane mu narzędzia pracy (komputer, telefon, samochód, kask, ubranie robocze itd.). Każdą z tych rzeczy może pobrać w innym dziale (np. komputer w dziale IT, samochód w transporcie, kask i ubrania robocze w dziale BHP). W każdym z nich kwituje odbiór rzeczy na tablecie za pośrednictwem bezpiecznego podpisu biometrycznego. Podpisany biometrycznie dokument trafia natychmiast do systemu JIRA, gdzie zlecenie automatycznie zmienia swój status i może trafić do następnego kroku w zdefiniowanym workflow. Jednocześnie informacja trafia dalej do systemu ERP, a sam podpisany protokół na skrzynkę pocztową pracownika. Dzięki temu już zawsze będzie wiadomo, a management bez problemu będzie w stanie w dowolnym czasie i z dowolnego miejsca na świecie zweryfikować stan i zapotrzebowania na wyposażenia pracowników w środki pracy. Wgląd w system może mieć również dział HR czy dział BHP i w błyskawiczny sposób sprawdzać czy wybrani pracownicy pobrali przypisane im narzędzia pracy. A w przypadku zmiany prawa pracy czy zmian w rozporządzaniach BHP? Bez najmniejszych problemów znajdziemy grupy pracowników, którym z przepisów prawa należą się dodatkowe świadczenia i w szybki i bezproblemowy sposób będziemy mogli rozpocząć ich dystrybucje – bez drukowania na papierze specjalnych formularzy, bez wertowania segregatorów z danymi pracowników. Po prostu pracownik przychodzi do magazynu, otrzymuje określone narzędzia czy rzeczy, podpisuje na tablecie, że je otrzymał i tyle. Tylko tyle i aż tyle.
Cyfryzacja nas nie ominie, a w organizacjach, gdzie jest duży nacisk na optymalizację kosztów warto przeanalizować korzyści wdrożenia podpisu biometrycznego singaturiX, szczególnie w połączeniu z systemem JIRA.
