W świetle Kodeksu Pracy dla niektórych umów wymagane jest zachowanie formy pisemnej. W niektórych przypadkach pod rygorem nieważności. Sformułowanie „forma pisemna” może być mylnie interpretowane, jako wydruk z podpisem na papierze, złożonym w tradycyjny sposób. Tymczasem można zastąpić go podpisem kwalifikowanym, zaś przez „formę pisemną” należy rozumieć również umowę z podpisem biometrycznym, złożonym rysikiem na tablecie.
Warto pamiętać, że istnieje pewne rozróżnienie pomiędzy pracodawcą a pracownikiem w zakresie umowy o pracę, aneksów i porozumień z nią związanych. Pracodawca musi dochować formy pisemnej, przy czym, nie oznacza to wyłącznie tradycyjnego „papieru”. Może złożyć kwalifikowany lub biometryczny. Wymogi dla pracownika nie są już tak restrykcyjne. Wystarczy, że dochowa on formy dokumentowej, której wymagania spełnia nawet dokument z podpisem prostym typu click-to-sign.
W opinii prawnej sporządzonej przez Kancelarię Radców Prawnych MGS LAW stwierdzono: „przyjmując, że dokumenty podpisane odręcznym podpisem elektronicznym za pomocą signaturiX spełniają wymogi formy pisemnej, produkt ten może znaleźć szerokie zastosowanie w procesach HR”. Trzeba mieć na względzie, że jest to rozwiązanie nowatorskie, a dotychczas preferowaną przez kodeks formą wymiany dokumentów jest forma pisemna. Jednocześnie w 2023 r. spodziewana jest nowelizacja Kodeksu Pracy, wynikająca między innymi z konieczności uregulowania kwestii pracy zdalnej i obowiązkiem dostosowania polskiego Kodeksu Pracy do dyrektyw Unii Europejskiej. Z powyższego powodu kancelaria MGS LAW opiniuje: „po wejściu w życie projektowanych nowelizacji postać elektroniczna (bez wymogu posługiwania się podpisem kwalifikowanym) będzie mogła znaleźć dużo szersze zastosowanie”.
Po analizie metodologii używanej przez Xtension kancelaria zawarła w opinii prawnej następującą ocenę: „SignaturiX, jako produkt pozwalający spełnić wymogi zarówno formy dokumentowej, formy pisemnej oraz formy elektronicznej, może posłużyć do składania wszelkich oświadczeń wniosków i informacji wymienianych pomiędzy pracownikiem a pracodawcą”.
