Odręczny podpis biometryczny signaturiX. Zastosowanie w obszarze HR.

Podpis biometryczny signaturiX to forma pisemna

Przepisy prawa pracy nakazują, aby niektóre dokumenty przybierały formę pisemną (np. umowa o pracę, umowa o zakazie konkurencji, umowa o przeniesienie praw autorskich). Nie ma przy tym ograniczeń prawnych, które zabraniałyby korzystać z podpisów biometrycznych. 

Podpis biometryczny signaturiX spełnia wymóg formy pisemnej, gdyż podpis jest składany własnoręcznie na dokumencie. Może być on skutecznie stosowany przy sporządzaniu dokumentacji związanej z zatrudnieniem na każdym etapie współpracy. Dotyczy to zarówno dokumentów stanowiących tzw. „pakiet startowy” (m.in. umowy o pracę, potwierdzenie zapoznania się z regulacjami wewnętrznymi, warunkami BHP, a także klauzulami informacyjnymi), dokumentacji sporządzanej w trakcie zatrudnienia (m.in. aneksy do umów o pracę, zawiadomienia o karze porządkowej, zgody na potrącenie).

Podpis biometryczny może być używany w obszarze HR

Żaden przepis z zakresu prawa pracy nie zabrania korzystania z podpisu biometrycznego. W relacjach pracowniczych należy go traktować po prostu jako formę pisemną.

Nie ma również przeciwwskazań do korzystania z podpisu biometrycznego (czyli formy pisemnej) nawet w tych obszarach, które takiej formy nie wymagają, np. składania wniosku o urlop wypoczynkowy czy uzgadniania zasad wykonywania pracy zdalnej. Nie ma przeszkód w korzystaniu z „wyższej” formy składania oświadczeń woli niż wymagana przepisami prawa. Orzecznictwo potwierdza, że dochowanie wymogu pisemności jest możliwe w dowolnej formule piśmienniczej.

Istnieje możliwość zastosowania technologii signaturiX wszędzie tam, gdzie Kodeks Pracy posługuje się określeniem „na piśmie”. Zwrot „na piśmie” należy traktować jako formę dokumentową czynności prawnej. Własnoręczny podpis biometryczny może znaleźć zatem skuteczne zastosowanie w obszarach HR na każdym etapie zatrudnienia:

1. na etapie nawiązywania stosunku pracy - w szczególności przy:
   a. zawieraniu umów: o pracę, zawierających postanowienia dotyczące przeniesienia autorskich praw majątkowych, o zakazie konkurencji,
   b. potwierdzaniu zapoznania się z: klauzulą informacyjną, informacją o warunkach zatrudnienia, przepisami oraz zasadami BHP, treścią regulacji wewnętrznych np. regulaminu pracy, itp., informacją o stosowaniu monitoringu w zakładzie pracy, informacją o przewidywanym terminie przejścia zakładu pracy na innego pracodawcy,
2. na etapie trwającego stosunku pracy - w szczególności przy:
   a. zawieraniu i podpisywaniu:
   b. aneksów do umów o pracę, zgód na potrącenie z wynagrodzenia, umów o podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracowników, umów o współodpowiedzialności materialnej, zawiadomień do organizacji związkowych o zamiarze wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę,
3. na etapie zakończenia stosunku pracy – w szczególności przy:
   a. zawieraniu: porozumień o rozwiązaniu umowy o pracę,
   b. podpisywaniu: wypowiedzeń warunków umowy o pracę, wypowiedzeń umowy o pracę, wypowiedzeń umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia.

Podpis biometryczny signaturiX może być wykorzystywany w e-teczkach 

Korzystanie z podpisu biometrycznego może mieć praktyczne zastosowanie z perspektywy prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej.

Kluczową kwestię odgrywają zasady dotyczące zmiany postaci tej dokumentacji z pisemnej na elektroniczną. W praktyce jest to najczęstszy problem dla działów HR, które chcą prowadzić akta osobowe w formie elektronicznej. Dokumenty podpisywane z użyciem podpisu biometrycznego mają postać elektroniczną już od momentu ich utworzenia. Nie ma zatem potrzeby przeprowadzania procedury zmiany postaci dokumentu z papierowej na elektroniczną, co znacznie ułatwia proces przetwarzania e-teczek.

RODO nie stoi na przeszkodzie z korzystania z podpisu biometrycznego signaturiX

Samo złożenie podpisu biometrycznego nie jest równoznaczne z przetwarzaniem danych biometrycznych. Dane zbierane w trakcie składania podpisu będą stanowiły dane biometryczne dopiero wtedy, gdy (o ile w ogóle) dojdzie do zastosowania specjalnego przetwarzania technicznego. Wraz ze złożeniem podpisu dane te są szyfrowane i wstawiane w postaci zaszyfrowanej do podpisanego dokumentu. Klucz wymagany do odszyfrowania zebranych danych biometrycznych przechowywany jest w Zaufanej Stronie Trzeciej. Pracodawca, pracownik czy dostawca usługi signaturiX nie ma dostępu do tych danych.

W konsekwencji, umożliwienie pracownikom podpisywania wszelkich dokumentów z obszaru HR z wykorzystaniem technologii signaturiX jest dopuszczalne i nie zależy od spełnienia szczególnych wymogów.