Automatyczne potwierdzenie tożsamości w BOK

O zdalnym procesie weryfikacji tożsamości pisaliśmy w poprzednim artykule >>. A co z procesami stacjonarnymi np. podpisywaniem dokumentów w siedzibie firmy, placówce bankowej czy Biurze Obsługi Klienta (BOK)? Czy narzędzia wykorzystywane do zdalnej weryfikacji tożsamości mogą nam pomóc także w procesach „onsite”? Jak najbardziej! O tym opowiemy w niniejszym artykule.

Na przykładzie platformy signaturiX pokażemy jak poradzić sobie z tym zagadnieniem dzięki automatycznej weryfikacji dokumentów tożsamości (fizycznych oraz z użyciem mObywatel) w powiązaniu z elektronicznym podpisywaniem dokumentów. A to wszystko bezpiecznie, pewnie, szybko i co ważne bezbłędnie!

Klasyczna weryfikacja tożsamości

W przypadku procesów stacjonarnych, mamy do czynienia z fizycznym spotkaniem z osobą podpisującą dokument, przed złożeniem podpisu można zweryfikować osobę podpisującą poprzez dokument tożsamości. Weryfikacja dokumentu tożsamości nie jest jednak prosta wbrew pozorom taka prosta. Wymaga odpowiedniego przeszkolenia osób jej dokonujących, choćby w zakresie weryfikacji autentyczności dokumentów. Pomimo przeszkolenia, od czasu do czasu, zdarzają się błędy. Nie dotyczą one jedynie samej weryfikacji dokumentu, ale także przepisywania danych z dokumentu do systemu informatycznego lub porównania danych z systemu z danymi na dokumencie np. przestawienie cyfr, literówka w nazwisku itp.

Na szczęście istnieją narzędzia zapewniające automatyczną weryfikację autentyczności dokumentu tożsamości. Są to zaawansowane narzędzia oparte na weryfikacji AI. Liderem tego typu weryfikacji w Polsce jest IDENTT, z którego rozwiązania korzystają między innymi instytucje finansowe, takie jak banki czy ubezpieczalnie. Narzędzia IDENTT umożliwiają między innymi:

• odczytanie danych z dokumentów tożsamości pochodzących z wielu krajów,
• potwierdzanie tożsamości za pomocą dokumentu z warstwą elektroniczną przy wykorzystaniu czytnika NFC w smartfonie.

Dodatkowo dzięki integracji IDENTT z platformą podpisów elektronicznych signaturiX dane z dokumentu tożsamości (lub mObywatel) mogą trafić bezpośrednio do podpisywanego dokumentu! API signaturiX umożliwia także porównanie danych zapisanych w systemach dziedzinowych z danymi zawartymi w dokumencie tożsamości. Taka weryfikacja zapewnia, że dokumenty będą podpisane przez odpowiednią osobę.

Jak działa automatyczna weryfikacja tożsamości? (na przykładzie signaturiX)

Wyobraźmy sobie, że chcemy podpisać umowę z Klientem stacjonarnie np. w Biurze Obsługi Klienta. Przed podpisaniem umowy potrzebna jest weryfikacja tożsamości. System signaturiX umożliwia składanie różnych rodzajów podpisów elektronicznych, nawet w ramach jednego dokumentu, takich jak:

• własnoręczne biometryczne (składane rysikiem na ekranie),
• odręczne bez biometrii (składane rysikiem lub palcem),
• proste („click-to-sign” z pieczęcią elektroniczną) ,
• kwalifikowane,
• podpisy SMS.

W poniższym przykładzie zastosujemy pierwszy z wymienionych rodzaj podpisu, czyli własnoręczny podpis biometryczny. Dzięki temu Klient nie potrzebuje żadnego certyfikatu, wystarczy udostępnić mu np. tablet z rysikiem. Samo podpisywanie wygląda tak samo jak na papierze, z tym że kartkę zastępuje nam ekran urządzenia, a długopis odpowiedni rysik. Podpisany biometrycznie w systemie signaturiX dokument spełnia wymagania formy pisemnej o czym więcej możesz przeczytać tutaj >>. Jeśli do podpisu pod umową wystarczy dochowanie formy dokumentowej, to dane biometryczne nie musza być rejestrowane – można złożyć podpis odręczny bez danych biometrycznych, rysikiem lub nawet palcem na ekranie tabletu .

Przyjmijmy także, że Klient nie ma ze sobą fizycznego dokumentu tożsamości, ma jednak smartfon, więc chce potwierdzić tożsamość przy pomocy aplikacji mObywatel i chcemy aby dane z dokumentu tożsamości trafiły do formularza w podpisywanym dokumencie.

Jak to działa? To tylko kilka prostych kroków:

1. Klient na tablecie potwierdza pobranie danych z dokumentu tożsamości.
2. Wybiera sposób weryfikacji – „mObywatel”.
3. Po automatycznej weryfikacji otwierany jest dokument do podpisania.
4. Dokument jest podpisywany odręcznie rysikiem na tablecie.

Poniżej szczegółowo pokażemy i opiszemy cały ten proces.

Przed otwarciem dokumentu, system informuje o tym że należy przejść przez proces pobierania danych z dokumentu tożsamości.

Następnie należy wybrać sposób weryfikacji. W naszym przypadku wybieramy opcję ”mObywatel”.

Nastąpi przejście do ekranu z wyświetlonym kodem QR.

Aby potwierdzić tożsamość należy w aplikacji „mObywatel” na swoim smartfonie zeskanować kod QR z tabletu i udzielić zgody na przekazanie danych.

Po zakończeniu automatycznej weryfikacji nastąpi otwarcie dokumentu.

Co istotne, jeśli chcemy podpisać dokument zawierający formularz do wypełnienia to możemy tak skonfigurować system signaturiX, aby dane do formularza w dokumencie, zostały pobrane z dokumentu tożsamości lub mObywatel i automatycznie umieszczone w formularzu. Jest to dodatkowa opcja, z której nie musimy korzystać, jeśli dokument przekazywany do podpisu nie wymaga wypełnienia danymi.

Na przedstawionym przykładzie osoba podpisująca dokument może jeszcze zmienić dane pobrane z dokumentu (np. ewentualne literówki) przed złożeniem podpisu. Można jednak tę opcję wyłączyć, aby pola formularza były nieaktywne i dzięki temu mieć pewność, że podpisane dane w formularzu pochodzą z dokumentu tożsamości i nie było modyfikowane.

Po zapoznaniu się z treścią dokumentu, można podpisać dokument. Wystarczy tylko złożyć podpis rysikiem na tablecie i gotowe!

Na koniec zatwierdzamy dokument przyciskiem „Zatwierdzam”.

O czym warto pamiętać?

Na rynku dostępnych jest wiele platform umożliwiających złożenie podpisu elektronicznego, także z możliwością uruchomienia zdalnej weryfikacji. Przed decyzją o zastosowaniu konkretnego rozwiązania, warto zatem zastanowić się nad kilkoma kwestiami, oto najistotniejsze:

• Automatyczna weryfikacja – czy narzędzia stosowane do automatycznej weryfikacji dokumentów tożsamości są sprawdzone i bezpieczne?
• Integralność podpisu – czy treść dokumentu jest powiązana z podpisem? Czy po złożeniu podpisu jakiekolwiek zmiany w dokumencie są wykrywalne? Czy podpis będzie domyślnie zaufany?
• Wygoda i uniwersalność – czy rozwiązanie jest konfigurowalne? Czy umożliwia automatyczne wypełnianie podpisywanych dokumentów danymi ze weryfikowanych dokumentów tożsamości?

Korzystając z signaturiX nie musisz się o te kwestie martwić, gdyż:

• IDENTT jest naszym zaufanym partnerem, który uzyskał aprobatę nie tylko naszych specjalistów od bezpieczeństwa, ale także został zweryfikowany przez Klientów – choćby poprzez liczne wdrożenia w branży finansowej.
• Każdy podpis wzmocniony jest kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną oraz kwalifikowanym znacznikiem czasu. Dzięki temu nie tylko zapewniona jest zgodność z eIDAS, integralność dokumentu oraz „zielona kłódeczka” (stosowany certyfikat „Certum by Asseco” jest domyślnie zaufany w przeglądarce Adobe), ale także mamy pewność kiedy został złożony podpis. Taki znacznik czasu to tzw. „data pewna” z punktu widzenia Kodeksu Cywilnego.
• System signaturiX zawiera wiele zabezpieczeń i przechodzi regularne audyty bezpieczeństwa, nie tylko wewnętrzne. Nasze rozwiązanie jest audytowane pod kątem bezpieczeństwa zarówno przez naszych Klientów (możesz przeczytać o naszych wdrożeniach w sekcji „Case Study >>”, jak i przez niezależnych ekspertów. Dość powiedzieć, że signaturiX jako jedyne tego typu rozwiązanie został poddany ekspertyzie bezpieczeństwa zgodnie z międzynarodowymi normami „Common Criteria”.
• signaturiX ma wiele opcji konfiguracji pod dany proces – możesz zdecydować jakie dane mają być weryfikowane i w jaki sposób wykorzystywane. Jeśli jest taka potrzeba to po pozytywnej weryfikacji dane z dokumentu tożsamości mogą trafić automatycznie do podpisywanego dokumentu. Możesz także korzystać z różnych rodzajów podpisów elektronicznych, a nawet ustawić własną kolorystykę i logo nie tylko w interfejsie GUI systemu podpisu ale także w przesyłanych przez system mailach.

Gdzie stosować zdalną weryfikację z e-podpisem?

Opisywane rozwiązanie oparte o automatyczne potwierdzenie tożsamości i podpis biometryczny można stosować wszędzie tam, gdzie mamy fizyczny kontakt z Klientem np. Biura Obsługi Klienta, a chcemy podpisywać dokumenty szybko i bezpiecznie, nawet przy wymaganiu spełniania formy pisemnej. Bez ryzyka błędów związanych z klasyczną weryfikacją dokumentów tożsamości, pomyłek przy przepisywaniu danych z dokumentów.

W procesie „face-to-face” nie potrzeba dodatkowej weryfikacji „żywotności”. Widzimy się fizycznie z Klientem, możemy także osobiście porównać wygląd ze zdjęciem w dokumencie lub w aplikacji mObywatel. To w czym pomoże nam system, to automatyczna weryfikacja autentyczności dokumentu oraz pobranie danych z dokumentu. Dane te mogę trafić bezpośrednio do formularza w podpisywanej umowie. Możliwe jest jednak także zintegrowanie z systemem signaturiX w taki sposób, aby dane z dokumentów trafiały do systemu dziedzinowego generującego umowy przekazywane następie do podpisu.

Warto tu także nadmienić, że dokument można dodatkowo zabezpieczyć przed podpisaniem np. poprzez zabezpieczenie otwarcia dokumentu kodem SMS, a także już po złożeniu podpisu np. poprzez zaszyfrowanie wynikowego dokumentu hasłem. To dodatkowe, proste zabezpieczenia, z których można i warto korzystać.