Elektroniczna dokumentacja medyczna na wyciągnięcie ręki

Działalność większości firm z branży medycznej wiąże się z generowaniem dużej liczby dokumentów – pacjenci korzystający z zabiegów są przed ich rozpoczęciem zobowiązani do wypełnienia odpowiednich kwestionariuszy (zawierających dane o przebytych chorobach, alergiach itp.). Przypisane do konkretnych pacjentów dokumenty najczęściej funkcjonują w formie papierowej i wymagają przechowywania oraz późniejszej archiwizacji. Oznacza to wysokie koszty operacyjne.

Geneva Trust ściśle współpracuje z Narodowym Funduszem Zdrowia (NFZ). Specjalistyczne mammobusy odwiedzają miasta w całej Polski oferując usługi bezpłatnych badań profilaktycznych dla kobiet. Przed każdym badaniem, pacjentki muszą wypełnić i podpisać ankietę (zawiera dane o przebytych chorobach, uczuleniach, operacjach itp.). Informacje te są istotne dla technika wykonującego badanie i pomiar piersi oraz lekarza stawiającego diagnozę.

Do tej pory, kolejnym etapem obiegu dokumentacji było wysłanie (zebranych w ciągu tygodnia) papierowych ankiet do centrali. Dopiero tam dane pacjentek oraz opis sporządzony przez lekarza były ręcznie wprowadzane do Systemu Informatycznego Monitorowania Profilaktyki (SIMP). SIMP to narzędzie informatyczne służące do realizacji programów profilaktycznych, udostępniane świadczeniodawcom przez Narodowy Fundusz Zdrowia. Po wprowadzeniu wspomnianych danych, możliwe było dokonanie niezbędnej wymiany informacji między systemami NFZ i Geneva Trust. Niezsynchronizowane systemy wpływały na znaczne wydłużenie obiegu dokumentacji medycznej. Pacjentki otrzymywały wyniki badań, diagnozę oraz ewentualne skierowanie na dalsze badania w terminie od 10 do 14 dni od wizyty w mammobusie. Wyzwaniem stojącym przed Geneva Trust było przede wszystkim przyspieszenie obiegu dokumentacji – czas to kluczowa kwestia dla wielu kobiet wykonujących badanie.

Obecnie cały proces przebiega drogą elektroniczną. Technik sprawdza w Radiologicznym Systemie Informacyjnym (RIS) czy pacjentka jest zakwalifikowana do przeprowadzenia badania metodą mammografii przesiewowej. Dane z systemu zostają przeniesione do ankiety w formacie HTML, która stanowi rodzaj wywiadu medycznego. Po wypełnieniu danych i udzieleniu informacji na temat stanu zdrowia badanej, generowany jest plik PDF, który pacjentka podpisuje odręcznym podpisem elektronicznym za pośrednictwem naszej technologii. Dokument w formacie PAdES B-T zgodny jest z wymaganiami eIDAS oraz standardami ISO 32000-1:2008 i 19794-7. Ankieta wysyłana jest do wewnętrznego systemu i tam bezpiecznie przechowywana. Dane zostają również wysłane do systemu SIMP, więc nie ma konieczności ich ponownego uzupełnienia. Nowoczesne rozwiązanie zapewnia pełen obieg informacji i prowadzenie elektronicznej dokumentacji medycznej zgodnie z aktualnymi wymaganiami prawnymi.

Ankiety, wywiad medyczny, wyniki badań, skierowania, zdjęcia wykonane w mammobusie dostępne są w wirtualnym portalu. SMS z kodem dostępu jest wysyłany bezpośrednio do pacjentek. Dzięki temu, zarówno pacjentki jak i lekarze, mają wygodny dostęp do dokumentacji medycznej. Nie muszą się już martwić o jej papierową wersję ani przechowywać nośników (np. płyt CD) z zapisanymi zdjęciami.

Rezygnacja z papieru, przyspieszenie procesu przeprowadzenia badań przesiewowych oraz swobodny dostęp do elektronicznej dokumentacji medycznej – to hasła kluczowe dla tego wdrożenia. Firma ograniczyła koszty związane z transportem dokumentów oraz ich archiwizacją. Udało się również znacznie skrócić czas oczekiwania na wyniki badań przesiewowych. W tej chwili pacjentki mogą otrzymać dostęp do elektronicznej dokumentacji zanim jeszcze zdążą wrócić do domu po badaniu. To niebywały sukces, który bezsprzecznie przekłada się na nową, lepszą jakość usług medycznych.